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Oracle ERP方法体系中属实施管理范畴的是AIMApplication Implementation Method),从下图AIM流程中我们可以看到系统时间轴上共分为六个阶段: 

◆需求定义阶段Definition)
◆业务分析阶段Operations Analysis)
◆方案设计阶段Solution Design)
◆建立系统阶段Build)
◆系统切换阶段Transition)
◆正式运行阶段Production)       

注:图例来源于AIM 3.1.0官方文档。 
实施信息系统,计划为先,而计划制定,数据又得先行,全面、准确、及时的数据是系统正常运行的前提,高质量数据是推动上线的巨大动力。本文所要探讨的数据转换Data Conversion)在时间轴上横跨了需求定义、方案设计、建立系统及系统切换四阶段。在传统的AIM中,需求定义阶段中的数据转换主要工作是定义数据转换需求及依据需求制定方案;方案设计阶段的数据转换主要事务是定制转换标准,准备环境;建立系统阶段的数据转换工作主要是设计和测试导入的程序及验证脚本,为接下来的导入做好准备;而系统切换阶段的数据转换主要工作是对导入程序、导入工具在正式环境中的安装及最终导入收集的数据,及最后的数据验证。
但方法论更多的是从理论的角度去考虑整体框架,各阶段各流程都是“可选”步骤,怎样去做,如何做好,上面没有提到。而数据收集工作具有要求高,时间紧,难度大等特点,从定义开始,就应该按一定的紧急、先后顺序开始收集。笔者在这总结一下自己的经验,供同仁参考。由于水平有限,错漏之处在所难免,欢迎商讨及指正。

一、数据 

首先我们来看数据。 通常企业在实施ERP时的数据包含三部分内容,一部分我们称之为基础数据,基数数据是系统设置过程中需要用到的数据,例如,会计科目、税率、库存组织、子库存、货位等;第二部分我们称之为静态数据,是系统上线后实际操作中需要用到的数据,例如,客户/供应商、员工、银行账户、物料信息、工艺路线等,基础数据与静态数据我们也可以统一称为静态数据;另一部分我们称之为动态数据,动态数据是系统初始化时需要用到的时点数据,例如,期初的账户余额、供应商余额、客户余额、库存现有量,未结销售/采购订单,未结工单等。在制定ERP上线方案时需要综合考虑这三方面的数据,按一定的紧急、先后顺序进行收集。
基础数据通常格式固定,对数据质量要求比较高,时效快,数据收集工作有可能需要提前到需求定义阶段就着手准备。基础数据完成后,我们可以通过系统自带的诊断工具进行测试系统设置的完整性。
对于静态数据,通常也是相对比较简单,由于静态数据在录入系统后,基本上不会去改变,所以只要保证这些数据是完整并且准确的就足够了。而事实上,静态数据往往存在于企业的现时业务中,一方面收集比较方便,另一方面这些数据在整个企业内部已具有通用性,如果对原有的物料编码进行改进或重编,必须考虑到唯一性、统一性、实用性及易用性。
动态数据按时点来分,分为期初数据和日常数据,最为熟悉的期初数据就是库存期初值和财务账户期初余额,有条件的企业应该对期初数据进行盘点。而日常数据包括企业未结销售订单、未结采购订单、未结工单。要想准备好这部分数据,企业应该在上线前界定搜集到哪一天的未结单据, 这些单据只需要统计其未完成数量,也就是说订单总数减去已交货数量,工单总数减去已完工入库数量,而且可以按照一定的条件来汇总,比如一个供应商可能存在多个未结采购订单,可以按供应商来汇总统计成一个未结采购订单表来导入系统。而这以后的单据将作为系统的日常操作,在上线过程中随时根据需要录入系统。未结单据应当在上线前尽可能的结清,以减少手工和系统切换的难度,同时也降低日后对账的工作量。

二、数据收集过程

在数据收集过程中,应当遵循一定的先后顺序、一定的收集方法来进行。有条件的企业应该做几轮数据收集,并分析,尽可能避免在导入正式系统后进行数据的修改。
1) 了解及确认企业所属行业的特点和数据量
不同的行业对数据的要求不尽相同,例如医疗系统对供应商的考核制度与普通企业的考核就是不同,同样数据量的大小也决定着你会使用什么方法处理导入数据,例如分销渠道较长的企业的客户可能只管理到代理商;而短渠道企业可能会管理到批发商、零售商。较少的数据我们可以使用手工的方法导入,但数据量一大了,我们得采取程序导入来协助我们。
2) 讨论及确认数据收集的项目及来源、详细计划
收集的项目通常结合系统对数据的要求及企业行业特殊性来确定哪些数据需要收集,同样要决定数据来源于何处,是从旧信息系统移植还是从档案数据获取,详细计划包括评估数据收集工作量、提前期、责任人等。
3) 整理数据收集方案和数据收集表
收集方案是企业对数据的要求及对这些需求做出的收集策略,是数据收集过程中的指导方针;根据数据收集方案合理设计数据收集表格,应对数据表格进行详细的数据收集说明。
4) 客户收集数据
数据从开始收集到结束往往会占用比较多的时间及资源,为了保证数据的准确性,我们除了实时解答任何疑问外,通常要对客户收集过程分阶段取样分析,从一开始就监控数据朝着我们目的方向迈进。

5) 对于导入系统的数据进行格式的整理
根据完成的数据收集表,映射系统需求进行格式的变换及调整。以便能够按照不同的方式导入或者输入系统。
6) 确认数据
多方对输入数据的确认。


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