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小王是某考试中心的考务人员,每次考前都要将全部考生的详细资料按考场顺序打印出来,即一个考场打印一张清单,这样便于核对和存档。平时考生较少时,采用Excel的插入分页符功能,将每个考场分页,然后打印,虽说实施起来较麻烦但还能对付。可这次参考人员近3000人,考场有90多个,如果按照上述方法没有大半天时间是完成不了任务的。正当小王一筹莫展之际,同事小张提供了一个非常简单的办法:用分类汇总轻松实现考场清单打印。结果不到30分钟,小王就将一份精致的考场清单交到了领导的办公桌上。想知道他用的什么方法吗?我们一起来看看。

  图1是考生的详细资料,从图1中可以看出,准考证的编排是有一定规律的,其最后四位数由考场号和座位号组成,要使考场清单按照考场号汇总,关键是要另设一个新字段。


图1

  在G1单元格输入“考场号”,在G2单元格输入公式“="第"&&MID(C2,8,2)&&"考场"”,按〔Enter〕键确认之后再将该公式往下拖动复制到相应单元格,在G列中就自动生成了考生所在的考场号,执行结果如图2所示。对于没有按照考场号排序的,还需按照考场号和准考证号字段进行排序后,再进行分类汇总。


图2

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