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笔者经常处理一些数据量很大的表格,多数时候都需要打印出来,并且Boss提出了一个要求:每页要放固定的记录(行),并对每页数据进行合计,在最后的一页上作出总合计。如果数据量少的话可以使用手工加合计数,但是对于有几百行或者更多行的表格,用手工的方法就行不通了。经过多次试验,终于找到一种简便的方法,不敢独享,希望能对大家有所帮助。

在这里主要运用到了两个函数,int和row。int函数的功能是将数据向下取整为最接近的整数,row函数的功能是返回一个引用的行号。下面通过实例来看看这两个函数的具体应用,主要思路是将两个函数结合运用,再利用分类汇总来得到最后的结果。

老板交给的任务是将下表每15条记录作为一页,并计算数据的合计数;并在最后一页作出总合计数(如图1)。


图1

首先理清思路,这里的难点是每15条记录,就必须为整个表加上分页符,可是上千条记录加上分页符,工作量也很大,如果在每15条后面加上合计,恐怕一天也完成不了。

我们知道,在EXCEL中有分类汇总功能,它可以按照某列的数据特点来分类汇总,而且可以做到每类独自作为一页,这样即可以实现分页,也可以实现每页汇总。但是,难点就是怎么实现老板要求的每15行分一页,这里就要用到上面所介绍的两个函数,具体做法如下:在最后的J列,从第一条记录的单元格J4输入公式:

J4=INT((ROW(A4)-4)/16)

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