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  Excel强大的制表功能,给我们的工作带来了方便,但是在表格数据录入过程中难免会出错,一不小心就会录入一些错误的数据,比如重复的身份证号码,超出范围的无效数据等。其实,只要合理设置数据有效性规则,就可以避免错误。下面咱们通过两个实例,体验Excel 2010数据有效性的妙用

  实例一:拒绝录入重复数据

  身份证号码、工作证编号等个人ID都是唯一的,不允许重复,如果在Excel录入重复的ID,就会给信息管理带来不便,我们可以通过设置Excel 2010的数据有效性,拒绝录入重复数据。

  运行Excel 2010,切换到“数据”功能区,选中需要录入数据的列(如:A列),单击数据有效性按钮,弹出“数据有效性”窗口。

Excel2010粘贴效果未卜先知

图1 数据有效性窗口

  切换到“设置”选项卡,打下“允许”下拉框,选择“自定义”,在“公式”栏中输入“=countif(a:a,a1)=1”(不含双引号,在英文半角状态下输入)。

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图2 设置数据有效性条件

  切换到“出错警告”选项卡,选择出错出错警告信息的样式,填写标题和错误信息,最后单击“确定”按钮,完成数据有效性设置。

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图3 设置出错警告信息

  这样,在A列中输入身份证等信息,当输入的信息重复时,Excel立刻弹出错误警告,提示我们输入有误。

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图4 弹出错误警告

  这时,只要单击“否”,关闭提示消息框,重新输入正确的数据,就可以避免录入重复的数据。

  实例二:快速揪出无效数据

  用Excel处理数据,有些数据是有范围限制的,比如以百分制记分的考试成绩必须是0—100之间的某个数据,录入此范围之外的数据就是无效数据,如果采用人工审核的方法,要从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事,我们可以用Excel 2010的数据有效性,快速揪出表格中的无效数据。

  用Excel 2010打开一份需要进行审核的Excel表格,选中需要审核的区域,切换到“数据”功能区,单击数据有效性按钮,弹出数据有效性窗口,切换到“设置”选项卡,打开“允许”下拉框,选择“小数”,打开“数据”下拉框,选择“介于”,最小值设为0,最大值设为100,单击“确定”按钮(如图5)。

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图5 设置数据有效性规则

  设置好数据有效性规则后,单击“数据”功能区,数据有效性按钮右侧的“▼”,从下拉菜单中选择“圈释无效数据”,表格中所有无效数据被一个红色的椭圆形圈释出来,错误数据一目了然。

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图6 圈释无效数据

  以上我们通过两个实例讲解了Excel 2010数据有效性的妙用。其实,这只是冰山一角,数据有效性的还有很多其它方面的应用,有待大家在实际使用过程中去发掘。

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