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  在使用Excel的过程中,如果我们能够灵活地掌握和使用一些技巧,那么不仅仅可以使我们的操作更快速,而且可以大大地提高我们使用EXCEL的效率。

  一、自动添加网格线

  一般来说,如果我们在一个工作表中设置不同的表格,那么通常情况下会以空行来进行分隔。如果我们逐个表格设置网格线,那就显得非常罗嗦。其实,就一般的表格而言,A列中是非空的。而空行恰恰在A列不会有任何数据。所以,我们正可以利用这一点,让Excel为A列非空的行自动添加网格线。

  假定数据在A:S列,那么,选中全部数据单元格(包括那些空行),然后点击功能区“开始”选项卡的“样式”功能组中“条件格式”下的三角按钮,在弹出的菜单中选择“新建规则”命令,打开“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,然后在下方的“编辑规则说明”输入框中输入公式“=$A1<>""”,如图1所示。

EXCEL2007实用提速技巧五则

  图1

  并点击右下方的“格式”按钮,打开“设置单元格格式”对话框。在该对话框的“边框”选项卡中指定单元格外框线型。一路确定后,只要在A列中输入数据,那么该行所在A:S列单元格就会自动添加网格线。删除A列数据,网格线就会消失,如图2所示。

EXCEL2007实用提速技巧五则

  图2

  二、设置单元格格式,使数据录入更快捷

  很多时候需要录入的数据是有规律性的。比如A列数据中前十位数字都是“0737070680”,而只有后四位不一样。录入时如果设置一下格式,就可以只需要录入后四位数,让前十位数自动添加。

  选中A列,点击右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,打开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡的“分类”列表中点击 “自定义”,然后在右侧的“类型”输入框中输入“0737070680000#”(不含引号),也就是说输入前面共同的部分,后四位中前三位输入 “0”,第四位输入为“#”。如图3所示。这样输入时只要在单元格中直接输入“1”、“2”、“3”等,就可以直接给补全为14位数字了。

EXCEL2007实用提速技巧五则(2)

  图3

  如果单元格中都包含某些文字,如前几个字都是“山东省潍坊市”,那么我们也可以在这个自定义的“类型输入框中输入“"山东省潍坊市"@”。以后输入时这几个字也就可以自动添加了。

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