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  考试在学校中是经常的事,监考人员通常也是不固定的,考试次数一多,监考工作量的统计就足够统计人员费心了。要知道,津贴是按照监考次数发放的,算错了,可对不起老师们的劳动哟!本人以前采用的是“传统”的笨办法,点着监考安排表逐一计数,头晕脑胀、眼花缭乱不说,稍不留神还容易出错。直到在Excel中翻翻捡捡,找到了两个函数,才算完全脱离苦海,一劳永逸。

  第一步,因为要利用Excel进行统计,所以监考安排中的监考人员数据要复制到Excel中。其实,Excel制作表格的功能也是相当不错,不妨直接就用Excel进行监考安排的排制。此例将监考安排数据存放在Sheet1中。如图1。

Excel统计信息重复出现次数

  第二步,插入一个新工作表,更名为“统计”。将全部的可能监考的教师名单输入一列,如A列。

  第三步,在一人名右侧相邻的单元格内输入公式,例如,B3单元格内姓名为“张三”,则在C3内输入 “=COUNTIF(Sheet1!$1:$65536,CONCATENATE("*",B3,"*"))”(也可以利用公式面板输入)。这里面用了 COUNTIF和CONCATENATE两个函数,第一个是计算一个区域中满足给定条件的单元格数目;第二个是条件,即包含B3中姓名的字符串。回车后即出现计算后的结果。单击C3单元格可见编辑栏公式,如图2。

Excel统计信息重复出现次数

  第四步,将公式复制到其他姓名对应的单元格,也可用填充柄拖动填充。可以看到,每个姓名后面的单元格中自动出现了其监考的次数。如图3。

Excel统计信息重复出现次数

  这里有两个地方需注意:引用区域要使用绝对应用,这样在填充时才不会出现公式错误;其次,要使用CONCATENATE在查找的姓名前后都加上一个通配符*号,目的是为了使该姓名出现在一个单元格的哪个部位均能被统计到。

  当然,还有一点也很重要,那就是考试安排和监考次数统计中的人名一定要一模一样,否则,可要前功尽弃了。

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