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  日常办公中人人都离不开报表,但如何将报表做得既准确又易读却不是人人都可以的。如果你正在使用Excel 2007,那么制作一张“有声有色”的报表则非常轻松!如下图所示,笔者将结合一个实例来进行讲解。

OfficeExcel2007做出有声彩色报表

  图:报表

  上图是一单位的成本报表,数据烦琐枯燥,且批次间差别很小,一旦输入错误查找起来非常困难。如果报表能够自动读出来,不但核对方便,也可大大提高输入的准确率;另外,主管部门主要关注的是成本是否超过了80,如果超过80的批次能够自动变色,该报表的可读性将大大提高!事实上,图1所展示的报表就具备了这两项功能。

  如何有声

  对于经常用Excel编制报表的朋友来说,核对是一项枯燥而烦琐的事,针对这种情况,Excel 2007集成了语音校对功能,它可以让我们看原来纸张上的数据,再与Excel的语音功能读出的内容进行校核,非常方便。

OfficeExcel2007做出有声彩色报表

  添加表格声音

  1、在Excel 2007的主界面中,右击功能标签,执行“自定义快速访问工具栏”命令。

  2、切换到“自定义”标签,将“从下列位置选择命令”设置为“不在命令区中的命令”。

  3、在下拉列表中找到并双击“按Enter开始朗读单元格”一项,将其添加到快速访问工具栏中,如图2所示。

  4、点击“确定”按钮,完成语音校对功能的设置。

  等上述设置全部完成之后,我们就可以体会到语音校对的威力了。它的启动非常简单,只要我们点击快速访问栏中的"语音校对"按钮即可。而伴随着语音校对的启动,我们只要在单元格中输入相应数据,并击打回车,系统便会自动将其读出。这样,当我们再核对数据时出错的机率也就随之大大降低了。需要提示的是,Excel的语音核对功能只对2000以上及XP版本才具有!

  如何有色

  让超过上限的数据自动变色,在Excel 2007中制作这样的报表是非常简单的,只需你按以下步骤来做:

OfficeExcel2007做出有声彩色报表

  自动根据数据,显示不同颜色

  1、在“开始”彩单下选“条件格式”中的管理规则;在“新建格式”的界面中选“只为包含以下内容的单元格设计格式”;

  2、依次选“单元格值”、“大于或等于”,并输入80;

  3、再点“字体”中选择合适的颜色,如红色;然后再按上述的方法依次在"合计"一列中操作。

  这样一批数据在不同范围下以不同格式显示的效果就表现出来了,不仅色彩分明,而且数据结果可读性也强。

  看过之后是不是觉得很简单啊,其实,工作本来就是难了不会,会了不难。

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